Van QR-rekening tot trainingsmodus: dit bouwden we deze week

Een horecakassa wordt niet beter van een steeds langere lijst functies. Hij wordt beter wanneer dagelijkse handelingen sneller, duidelijker en betrouwbaarder worden. Precies daar hebben we deze week aan gewerkt.

Geen grote woorden of functies die alleen op een verkooppagina bestaan. Wel verbeteringen die op de vloer verschil maken.

1. De rekening digitaal via een QR-code

Bij Rekening presenteren kan GastVonk nu een QR-code tonen op de Kassa én de Remote. De gast scant de code en ziet op de eigen telefoon direct de rekening met bedrijfsgegevens, tafel, producten, btw en totaalbedrag.

Zodra de betaling in GastVonk is geregistreerd, verandert dezelfde pagina automatisch in de definitieve digitale bon. Die kan de gast bekijken, downloaden als PDF of bewaren. De link is willekeurig, geeft alleen toegang tot die ene rekening en verloopt na verloop van tijd. Gemakkelijk voor de gast, zonder dat interne gegevens op straat liggen.

2. Een rekening per e-mail wordt een echte PDF-factuur

Wordt een definitieve rekening per e-mail verstuurd, dan maakt GastVonk daar nu automatisch een PDF-factuur van. Het rekeningnummer wordt het factuurnummer en de bestaande boninformatie blijft behouden: bedrijfsgegevens, producten, btw, totaalbedrag, medewerker en afsluittekst.

De IBAN van de ondernemer hoort daar natuurlijk bij. Ontbreekt die in de bedrijfsgegevens, dan verzendt GastVonk niet halfslachtig maar vraagt het systeem eerst om de gegevens compleet te maken. Een kleine controle die later een hoop mailverkeer voorkomt.

3. Afrekenen vanaf Kassa én Remote

Een tafel kan tijdens een dienst door verschillende medewerkers en apparaten worden gebruikt. Daarom mag een normale wissel tussen Kassa en Remote het afrekenen niet blokkeren.

GastVonk bewaart nu de juiste bedrijfssessie bij de tafel, terwijl de medewerker die werkelijk afrekent op het ticket wordt vastgelegd. Zo blijft de registratie kloppen en kan het team doorwerken. Want een gast die wil betalen, heeft opvallend weinig belangstelling voor een sessieconflict.

4. Bonnen die niet tegen je schreeuwen

Ook de tussenrekening is aangepakt. Productnaam, aantal, prijzen, modifiers en opmerkingen worden overal klein, normaal en niet vet afgedrukt. Dezelfde opmaak geldt voor ieder bedrijf en voor afdrukken vanaf Kassa en Remote.

TOTAAL, btw-specificatie, bedrijfsgegevens en de definitieve rekening blijven zoals ze waren. Het resultaat is rustiger, beter leesbaar en vooral consequent — bij Bistro, Sirtaki en iedere volgende installatie.

5. Oefenen zonder de echte cijfers te vervuilen

Nieuwe medewerkers moeten veilig kunnen oefenen. Met de TRAINING-medewerker worden bestellingen en bonnen daarom duidelijk als training gemarkeerd, zonder echte omzet, voorraad of kasregistratie te beïnvloeden.

Dat maakt inwerken een stuk prettiger. Fouten maken mag tijdens een training. Op zaterdagavond om half acht liever iets minder.

De echte vooruitgang

Dit zijn geen losse snufjes. Samen zorgen ze voor minder gedoe bij presenteren, betalen, factureren, printen en inwerken. Dat is hoe we GastVonk willen bouwen: luisteren naar de praktijk, testen op echte apparatuur en pas daarna zeggen dat iets werkt.

Er staat nog genoeg op onze lijst. Mooi. Een kassasysteem voor de horeca is tenslotte nooit af — maar het moet iedere week wel aantoonbaar beter worden.